Zapytanie ofertowe nr 21/FSC/FFW/2019 na usługę noclegowo-gastronomiczną podczas warsztatów szkoleniowych

Zapytanie jest ogłoszone w ramach projektu „Forest School Center”, współfinansowanego ze Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
Celem „Forest School Center” jest opracowanie we współpracy z partnerem ponadnarodowym nowego modelu kształcenia nauczycieli w pedagogice leśnej oraz jego wdrożenie.

Fundacja Fundusz Współpracy zwraca się z prośbą o przedstawienie Państwa oferty z uwzględnieniem poniższych wymagań:

I. Opis przedmiotu zamówienia:
Świadczenie usługi polegającej na zapewnieniu zakwaterowania, wyżywienia i miejsca do spotkań grupowych dla łącznie 32 uczestników trzydniowych warsztatów szkoleniowych, w tym dla 16 uczestników warsztatów organizowanych w dniach 17-19 stycznia 2020 r. oraz 16 uczestników warsztatów szkoleniowych organizowanych w dniach 24-26 stycznia 2020 r. 
Z uwagi na konieczność zapewnienia wysokiej jakości wykonania Zamówienie może być udzielone wyłącznie Wykonawcy (Oferentowi) spełniającemu łącznie poniższe warunki

1) Zakwaterowanie:

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegu ze śniadaniem dla łącznie 32 uczestników warsztatów szkoleniowych, w tym: dla 16 uczestników warsztatów
w terminie 17-19 stycznia 2020 r. (dwa noclegi) oraz 16 uczestników warsztatów
w terminie 24-25 stycznia 2020 r. (dwa noclegi), zgodnie z wymaganiami:
a) zakwaterowanie ze śniadaniem w pokojach: 2-osobowych i/lub
wieloosobowych, z dostępem do WC, kabin prysznicowych/wanien, umywalek, z dostępem do ciepłej wody; w pokojach powinny znajdować się co najmniej: jednoosobowe łóżka, pościel, koce, ręczniki, pojemniki na ubrania, oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka  elektrycznego na 4 osoby), śniadanie wegetariańskie w  formie szwedzkiego stołu z przynajmniej 2 ciepłymi potrawami do wyboru.
b) podczas szkolenia wszyscy uczestnicy mogą być zakwaterowani w różnych obiektach jednak na tym samym terenie.
c) obiekt noclegowy powinien znajdować się na obszarze woj. Warmińsko- Mazurskiego
d) obiekt położony na obszarze otoczonym przyrodą, z dala od dróg ekspresowych, zgiełku miasta, sprzyjający wyciszeniu i relaksacji, odpowiedni do prowadzenia zajęć w oparciu o zasoby  środowiska naturalnego.
e) obiekt w bezpośredniej odległości od obszarów cennych przyrodniczo, łąk, lasów, bagien, sadów,
f) obiekt położony w odległości nie większej niż 5 km od przystanku komunikacji publicznej, w innym przypadku zagwarantowanie transportu uczestników.

2) Wyżywienie:

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia dla łącznie 32 uczestników, w tym: dla 16 uczestników warsztatów szkoleniowych w terminie 17-19 stycznia 2020 oraz 16 uczestników warsztatów szkoleniowych w terminie 24-26 stycznia 2020 r., tj. (dla każdego uczestnika: 2 obiady, 2 kolacje i serwisy kawowe przez 3 dni trwania warsztatów szkoleniowych) zgodnie wymaganiami:
2.1. wyżywienie obejmuje dla każdego uczestnika:
a) w dniach 17-19 stycznia 2020 2020 r:
• w dniu 17 stycznia 2020 r. (piątek): serwis kawowy i kolację,
• w dniu 18 stycznia 2020 r. (sobota): serwisy kawowe, obiad i kolację,
• w dniu 19 stycznia 2020 r. (niedziela): serwis kawowy i obiad;
b) w dniach 24-26 stycznia 2020 r:
• w dniu 24 stycznia 2020 r. (piątek): serwis kawowy i kolację,
• w dniu 25 stycznia 2020 r. (sobota): serwisy kawowe, obiad i kolację,
• w dniu 26 stycznia 2020 r. (niedziela): serwis kawowy i obiad;
2.2. serwis kawowy - dostępny w godzinach warsztatów szkoleniowych, tj. piątek 16:00-20:00, sobota 9:00- 19:00, niedziela 9:00-14:00, obejmujący minimum: kawa, herbata (min. 4 rodzaje),  ciasto pieczone min 2 rodzaje, woda niegazowana, cukier, soki (min. 2 rodzaje), mleko, cytryna, owoce świeże;
2.3. obiad - wariant wegetariański:
a) zupa (min. 300 ml), drugie danie wegeteriańskie to m.in.: warzywa gotowane/pieczone, 2 rodzaje dodatków (ziemniaki, ryż, makaron, kasza, kluski śląskie, kopytka itp.), 2 rodzaje sałatek i surówek,
b)  napoje (minimum: kawa, herbata, woda niegazowana, cukier, śmietanka, cytryna),
c) menu zostanie ustalane z Zamawiającym na min. 3 dni przed realizacją usługi.
2.4 kolacja:
a) standardowy szwedzki stół (bufet), w tym 1 danie wegetariańskie na ciepło, sałatka/surówka, pieczywo, masło, sery, pasty warzywne, warzywa, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana), owoce świeże
2.5  Wykonawca zobowiązany jest do:
a) świadczenia usługi cateringowej z użyciem zastawy ceramicznej lub porcelanowej, sztućców platerowanych lub metalowych oraz serwetek papierowych w ilości odpowiedniej do liczby uczestników; nie dopuszcza się używania sztućców i naczyń plastikowych,
b) dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników,
c) przygotowywania posiłków zgodnie z przepisami prawa w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, tj. Dz. U. 2010, nr 136 poz. 914 ze zm.) oraz do estetycznego ich podawania.

3) Wykonawca zapewni miejsca do spotkań ciągu dnia wieczornych dla 16 uczestników warsztatów szkoleniowych, w każdym z wymienionych powyżej terminów, na zewnętrz na terenie obiektu oraz udostępni salę szkoleniową
z dostępem do naturalnego światła na kondygnacji budynku równej parterowi lub piętrze (nie dopuszcza się do wykorzystania na salę szkoleniową: podpiwniczeń, piwnic, strychów/poddaszy bez okien, poddaszy i pomieszczenia
w których naturalne oświetlenie nie spełnia standardu 90-110 cm od poziomu podłogi wysokość co najmniej 130 cm).

II. Kryteria dostępu:
• IIa- Oferta jest adresowana do podmiotów spełniających kryteria przedsiębiorstwa społecznego, zdefiniowanego w Celu Tematycznym 9 Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020, Rozdział 3 Słownik pojęć, ppkt. 26. Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego zawiera definicję przedsiębiorstwa społecznego oraz wzór oświadczenia, które należy podpisać i złożyć wraz z Ofertą. 
• IIb - Oferent powinien wykazać doświadczenie w realizacji usług zleconych o podobnych charakterze lub organizacji zadań własnych, w zakresie odpowiadającym opisowi zamówienia – poprzez wykazanie min. 3 podobnych realizacji dla grup  16 osób w okresie ostatnich 3 lat przed ogłoszeniem niniejszego zapytania ofertowego. Wyszczególnienie w formie tabeli powinno zawierać opis wykonanej usługi, termin wykonanej usługi, grupę docelową. Do tabeli, w przypadku zadań zleconych, powinny zostać dołączone referencje potwierdzające należyte wykonanie zlecenia.

III. Pozostałe warunki realizacji zamówienia:
1) Warsztaty szkoleniowe planowane są od piątku od godz. 16.00 do niedzieli do godz. 15.00. 
2) Liczba uczestników warsztatów przewidziana jest na 17 osób dla danego terminu. Zamawiający dopuszcza zmiany w liczbie osób. Zamawiający określi ostateczną liczbę osób najpóźniej 2 dni (tj. do dnia 14.01.2020 r. i 22.01.2020 do godz. 16:00) przed terminem rozpoczęcia świadczenia usługi.  Dopuszcza się również możliwość rozliczenia należności za usługę na podstawie faktycznej ilości osób, które ostatecznie wzięły udział w warsztatach szkoleniowych.
3) Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. 
4) Wykonawca przedstawi w swojej ofercie do wyboru 5 propozycji dania obiadowego wegetariańskiego oraz 4 propozycje dania gorącego do kolacji (na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 – Wzór oferty)

IV. Kod/y i nazwa CPV:
55100000-1 Usługi hotelarskie
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

V. Źródło finansowania:

Projekt „Forest School Center”, nr projektu POWR.04.03.00-00-0037/18-00 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

VI. Miejsce i termin realizacji zamówienia:
- Termin realizacji: 17-19 stycznia 2020 r. i 24-26 stycznia 2020 r.
- Miejsce realizacji: woj. mazowieckie

VII. Kryteria oceny ofert:
Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (%) Liczba możliwych do uzyskania punktów
1. Cena  50% 50
2. Warunki rozliczenia należności za świadczoną usługę
(max 10 pkt):
 10 pkt - rozliczenie umowy po kosztach wykorzystania usługi, zgodnie z faktyczną liczbą korzystających osób na miejscu danego dnia,
 0 pkt - rozliczenie na podstawie informacji mailowej od Zamawiającego o liczbie osób korzystających z usługi, przekazanej Wykonawcy wcześniej niż 48 godzin przed rozpoczęciem świadczenia usługi. 10% 10
3. Transport uczestników z i do najbliższego punktu komunikacyjnego (dworzec/przystanek autobusowy, kolejowy):
 10 pkt - transport (w razie potrzeby) więcej niż 9 uczestników do najbliższego punktu komunikacyjnego – dworzec kolejowy/dworzec autobusowy, w ciągu 2 godzin przed rozpoczęciem i po zakończeniu warsztatów szkoleniowych w danym terminie,
 0 pkt – brak możliwości zagwarantowania uczestnikom transportu z i do najbliższego punktu komunikacyjnego dworzec kolejowy/dworzec autobusowy 10% 10
4. Dostępność na wyłączność obiektu noclegowego, w którym zakwaterowani będą uczestnicy podczas organizacji warsztatów szkoleniowych. 20% 20
5 Bezpłatne dostarczenie usługi warsztatów bębniarskich, wypieku chleba 10% 10
Łącznie 100% 100

Ad.1. Cena (5o pkt)
Cena oferty wyrażona w walucie polskiej (PLN), winna być określona jednostkowo
i całkowicie w kwotach brutto zgodnie z opisem zamówienia. Jednostkowe ceny oferty określone przez Oferenta pozostaną stałe w okresie realizacji umowy i nie będą podlegały zmianom. Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:
Cena oferty najtańszej
--------------------------------- x liczba możliwych do uzyskania punktów = liczba punktów
Cena oferty badanej

Wyliczona wartość zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Cena brutto obejmuje w przypadku Oferentów prowadzących działalność gospodarczą: podatek VAT, w przypadku osób fizycznych: podatek oraz składki ZUS należne zarówno od pracownika jak i pracodawcy.

Ad.2. Warunki rozliczenia należności za świadczoną usługę (max 10 pkt)
W tym kryterium ocenie podlegać będzie sposób rozliczenia należności za usługę określoną w umowie w zależności od liczby rozliczanych uczestników. Wykonawca może uzyskać:
 10 pkt - rozliczenie umowy po kosztach wykorzystania usługi, zgodnie z faktyczną liczbą korzystających osób na miejscu danego dnia,
 0 pkt – rozliczenie na podstawie informacji mailowej od Zamawiającego o liczbie osób korzystających z usługi, przekazanej Wykonawcy wcześniej niż 48 godziny przed rozpoczęciem świadczenia usługi.
Ad. 3. Transport uczestników z i do najbliższego punktu komunikacyjnego (max 10 pkt)
Wykonawca zapewni uczestnikom w razie potrzeby transport z i do najbliższego punktu komunikacyjnego (dworzec/przystanek autobusowy, kolejowy) w ciągu 2 godzin przed rozpoczęciem i po zakończeniu warsztatów szkoleniowych. Wykonawca powinien określić rodzaj proponowanego transportu oraz liczbę osób, której może zagwarantować transport. Wykonawca może uzyskać:
 10 pkt - transport (w razie potrzeby) więcej niż 9 uczestników do najbliższego punktu komunikacyjnego – dworzec autobusowy/dworzec kolejowy, ciągu 2 godzin przed rozpoczęciem i po zakończeniu warsztatów rekrutacyjnych w danym terminie,
 0 pkt – brak możliwości zagwarantowania uczestnikom transportu do najbliższego punktu komunikacyjnego - dworzec autobusowy/dworzec kolejowy.

Ad.4. Dostępność obiektu na wyłączność podczas organizacji warsztatów szkoleniowych (max 20 pkt)
W tym kryterium ocenie podlegać będzie gotowość Wykonawcy do udostępnienia obiektu na wyłączność w podanym terminie, jedynie na potrzeby związane
z prowadzeniem warsztatów szkoleniowych.

Ad.5. Zapewnienie uczestnikom bezpłatnych warsztatów bębniarskich
i wypieku chleba ( max 10 pkt)
W kryterium oceniany będzie możliwość dostarczenia uczestnikom dodatkowych warsztatów rozwojowych w postaci warsztatów bębniarskich i wypieku chleba, prowadzonych przez   wykwalifikowaną kadrę  z dostępem dla każdego
z uczestników do instrumentu muzycznego.

Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o wszystkie kryteria oceny ofert.
Zamówienie zostanie udzielone na realizację usług Wykonawcy, który zdobył najwyższą liczbę punktów.

VIII. Sposób przygotowania oferty:
1) Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
2) Oferta powinna być wypełniona na komputerze i w języku polskim. Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy.
3) Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i załącznikach oraz przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
4) Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania, złożone na innym druku, niekompletne lub po terminie nie będą podlegać ocenie.
5) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

IX. Dokumenty wymagane od Wykonawcy:
 Oferta zgodnie z Załącznikiem nr 1 (zawierająca Szczegółowe zestawienie do Oferty).
 Osoba z FFW uprawniona do kontaktu: Pani Anna Szkiruc-Kostrzewa, e-mail: aszkiruc@cofund.org.pl, tel. 692 487 524
 Ofertę należy przekazać w terminie do: 19 grudnia 2019 r. godzina: 23:59.
 Ofertę można:
1) przesłać pocztą (w tym kurierem) na adres: Fundacja „Fundusz Współpracy”, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa, z dopiskiem Forest School Center – 21/FSC -decyduje data i godzina wpływu do Fundacji.
2) przesłać e-mailem na adres: aszkiruc@cofund.org.pl – wpisując  w tytule wiadomości 21/FSC, decyduje data wyświetlenia wiadomości na komputerze odbiorcy. 
3) dostarczyć osobiście na adres: Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa, z dopiskiem Forest School Center -21/FSC - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji.

X. Informacja o planowanych zamówieniach uzupełniających; zmianach w umowie, wypowiedzeniu, odstąpieniu od umowy, karach umownych.
1) Zamawiający dopuszcza możliwość zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia, określonej w umowie.
2) Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zmian postanowień umowy, w przypadku zmiany wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w zakresie mającym wpływ na realizację umowy.
3) Ponadto:
a) Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie, gdy jest to uzasadnione potrzebami Zamawiającego wynikającymi z prowadzonego projektu,
a w szczególności w związku ze zmianami we wniosku o dofinansowanie projektu lub zmianami w umowie partnerskiej Zamawiającego;
b) Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie, gdy jest to konieczne dla prawidłowego wykonania projektu przez Zamawiającego, a w szczególności gdy zmiana umowy ma zapobiec narażeniu istotnego interesu Zamawiającego lub jest korzystna dla Zamawiającego;
c) Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie w zakresie terminu wykonania umowy, gdy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub z przyczyn niezależnych od Stron, wykonanie umowy napotyka istotne przeszkody;
4) W przypadku konieczności dokonania zmian w umowie Strony zawrą stosowny Aneks. W przypadku odmowy przez Wykonawcę zawarcia Aneksu Zamawiający może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym składając Wykonawcy pisemne oświadczenie.
5) Wypowiedzenie, odstąpienie od umowy:
Zamawiający może obciążyć Wykonawcę karami umownymi:
a) jeśli wykonawca nie wypełnia postanowień umowy lub wykonuje umowę
w sposób nienależyty, pomimo pisemnego zgłoszenia przez zamawiającego uwag do realizacji zamówienia,  zamawiającemu przysługuje prawo do naliczania kar umownych w wysokości 10% wynagrodzenia wskazanego w umowie za każde nienależyte jej wykonanie,
b) w wysokości 20% wynagrodzenia wskazanego w ofercie/umowie za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,
c) Zamawiający jest upoważniony do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kary/kar umownej/umownych wskazanych  w niniejszej umowie.

XI. Inne postanowienia
a. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o kryteria oceny ofert.
b. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Fundusz Współpracy do zawarcia umowy.
c. Realizacja Zapytania ofertowego jest uzależniona od przekazania środków finansowych przez instytucję finansującą projekt, o którym mowa w pkt III. Źródło finansowania.
d. Termin związania ofertą: 15 dni od zakończenia terminu składania ofert.
e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania bez podania przyczyny w każdym czasie, również po złożeniu i rozpatrzeniu ofert, a także zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru.
f. Zamawiający może prowadzić negocjacje cenowe z Oferentem, którego oferta została wybrana.
g. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 2 dni od wezwania do podpisania umowy oferent nie zawrze umowy, zamawiający może podjąć negocjacje z oferentem, którego oferta była następna w kolejności.
h. Do udziału w postępowaniu Zamawiający zaprasza Wykonawców, którzy zrealizują przedmiot Zamówienia samodzielnie i osobiście lub powierzą realizację przedmiotu Zamówienia swojemu pracownikowi, wskazując konkretną osobę, która osobiście weźmie udział w realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający  dopuszcza do oceny ofert, w których Wykonawca przy wykonywaniu Zamówienia posługuje się Podwykonawcami.
i. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.

XII. Obowiązki Administratora Danych związane z ochroną danych osobowych
a. Administratorem danych osobowych zawartych w ofercie jest Fundacja „Fundusz Współpracy”, (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa lub drogą e-mailową pod adresem: cofund@cofund.org.pl.
b. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iodo@rt-net.pl.
c. Dane osobowe o których mowa w ust. 1 są przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tj. w oparciu o zgodę osoby, której dane dotyczą.
d. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia procesu realizacji zamówienia publicznego.
e. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej.
f. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.
g. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
h. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: Urzędu Zamówień Publicznych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego.
i. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do 5 lat od czasu wyboru wykonawcy w procesie zamówień publicznych.
j. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
k. Skargę na działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
l. Podanie danych osobowych jest wymogiem do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy. Ich nie podanie spowoduje brak możliwości złożenia oferty.
m. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

XIII. Załączniki:
Załącznik nr 1 – Wzór oferty 
Załącznik nr 2 – wzór oświadczenia