ZAPYTANIE OFERTOWE: usługa badania przez biegłego rewidenta sprawozdań okresowych (CWD Plus)

Przeprowadzenie usług badania przez biegłego rewidenta sprawozdań okresowych, rocznego oraz końcowego z wykorzystania środków dotacji na realizację Projektu „Centrum Wsparcia Doradczego Plus”

I. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usług badania przez biegłego rewidenta sprawozdań okresowych, rocznego oraz końcowego z wykorzystania środków dotacji na realizację Projektu „Centrum Wsparcia Doradczego Plus” wraz z przygotowaniem sprawozdań z badania.

Projekt „Centrum Wsparcia Doradczego Plus” Fundacja Fundusz Współpracy realizuje, wraz ze Stowarzyszeniem Związek Miast Polskich, na podstawie Umowy nr DRS/BDG- II/POPT/36/22 zawartej ze Skarbem Państwa reprezentowanym przez Grzegorza Pudę – Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w dniu 16 maja 2022 roku.

Działając na podstawie art. 150 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.), dalej UFP, w związku z art. 127 ust. 2 pkt 2 UFP w związku z art. 3a pkt 3b ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2021 r. poz. 1057), Minister udzielił Zamawiającemu dotacji na realizację zadania.

Dotacja jest współfinansowana w 85% ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz w 15% z budżetu państwa.

Na mocy ww. Umowy DRS/BDG-II/POPT/36/22 z dnia 16 maja 2022 roku Zamawiający zobowiązał się zrealizować Projekt w zakresie i na zasadach określonych w Umowie oraz zgodnie ze szczegółowym opisem Projektu, w tym zgodnie z harmonogramem realizacji Projektu i szczegółowym budżetem Projektu stanowiącymi element szczegółowego opisu Projektu. W szczególności zobowiązał się do przestrzegania i stosowania w związku z realizacją Projektu:

a)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.);

b)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i

w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L 119 z 04.05.2016 r., str. 1);

c) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818);

d)  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.);

e)  przy wydatkowaniu środków finansowych z dotacji stosowania zasad równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości, a w przypadkach przewidzianych ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2021 r. poz. 1129) - przepisów tej ustawy, przy czym Fundacja nie jest zamawiającym w rozumieniu przepisów PZP ;

f)  ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781);

g)  Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020;

h)  Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego
oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;

i)  Wytycznych Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;

j)  zasad wynikających z dokumentów dotyczących Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, w tym zasad wynikających z dokumentu pn. „Procedura dotycząca środków zwalczania nadużyć finansowanych w POPT 2014-2020”;

k)  zasad informacji i promocji opisanych w dokumencie pn. „Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014- 2020”
oraz w dokumencie pn. „Podręcznik Beneficjenta Funduszy Europejskich w zakresie informacji i promocji na lata 2014-2020”.

2. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia badania sprawozdań okresowego / rocznego / końcowego z realizacji Projektu, oraz sporządzenia i dostarczenia Zamawiającemu protokołu z badania ww. sprawozdań w podanych poniżej terminach:

a)  do 10 czerwca 2022 roku – sprawozdanie okresowe za okres 01.04.2022-31.05.2022;

b)  do 10 listopada 2022 roku - sprawozdanie okresowe za okres 01.04.2022-31.10.2022;

c)  do 10 stycznia 2022 roku - sprawozdanie roczne za okres 01.04.2022-31.12.2022;

d)  do 10 maja 2023 roku - sprawozdanie okresowe za okres 01.01.2023-30.04.2023;

e)  do 10 lipca 2023 roku - sprawozdanie końcowe z realizacji projektu za okres 01.04.2022-30.06.2023.

Wyżej wymienione terminy mogą ulec zmianie w przypadku zmian w harmonogramie realizacji projektu. W przypadku zmian w harmonogramie realizacji projektu, które powodowałyby zmiany terminów złożenia sprawozdań za poszczególne okresy, Wykonawca zostanie o tym powiadomiony przez Zamawiającego na 7 dni przed datą rozpoczęcia badania sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego.

3. Wzory sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego oraz protokołu z badania sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego określono w załącznikach do Umowy nr DSR/BDG-II/POPT/36/22, stanowiących integralną część tej umowy.

4. Zakres czynności do wykonania podczas przeprowadzenia pojedynczego badania sprawozdania musi być zgodny z zapisami Umowy nr DRS/BDG-II/POPT/36/22, a w szczególności dotyczy:
   a)  kompletności i poprawności rachunkowej w ramach realizacji umowy o dofinansowaniu projektu;
   b)  zgodności kategorii (kwalifikowalności) poniesionych wydatków i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi;
   c)  kompletności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki;
   d)  zachowania terminów związanych z ponoszeniem wydatków;
   e)  zachowania terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji;
   f)  poprawności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki;
   g)  poprawności dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa, w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości i ustawą Prawo zamówień publicznych, wszystkimi innymi wymogami Umowy nr DSR/BDG-II/POPT/36/22, w tym z wymienionymi w pkt I.1 niniejszego Zapytania Ofertowego.

5. Badanie będzie obejmować, w skali całego okresu realizacji projektu, średniomiesięcznie około 200 dokumentów.

II. Kod/y i nazwa CPV:
79212100-4: Usługi audytu finansowego

III. Źródło finansowania:

Koszt wykonania badania sfinansowany zostanie ze środków Projektu „Centrum Wsparcia Doradczego Plus (dotacja na realizację Projektu przyznana Umową nr DSR/BDG- II/POPT/36/22).

IV. Miejsce i termin realizacji zamówienia:
Audyt sprawozdań odbywał się będzie w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy

ul. Górnośląskiej 4A w terminach określonych w pkt I.2 niniejszego Zapytania Ofertowego.

V. Wymagania względem Wykonawcy:

1. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania udokumentowanych uprawnień niezbędnych do wykonania badania sprawozdań finansowych, jak również powinien mieć odpowiednie doświadczenie z zakresu rewizji finansowej, w szczególności:

a)  jest firmą audytorską na mocy ustawy z dnia 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1089 z późn. zm.);

b)  posiada wpis na listę firm audytorskich prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów;

c)  powinien wykazać się w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wiedzą i doświadczeniem w realizacji zamówienia w postaci należytego wykonania co najmniej trzech zakończonych badań finansowych projektów realizowanych ze środków Unii Europejskiej oraz ze środków budżetu Państwa, o budżecie nie mniejszym niż 1.000.000,- PLN (słownie: jeden milion zł.). Na potwierdzenie spełnienia ww. warunku Wykonawcy przedłożą wykaz usług takich usług wraz z dowodami potwierdzającymi należyte ich wykonanie (referencje wystawione przez zamawiających lub umowy, faktury, protokoły odbioru, itp.);

d)  Wykonawca musi wykazać, iż dysponuje zespołem przeprowadzającym badanie finansowe projektu, składającym się przynajmniej z dwóch osób, w tym co najmniej jedna osoba z zespołu musi posiadać uprawnienia biegłego rewidenta, oraz doświadczenie zawodowe nie krótsze niż 2 letnie.

1. Wykonawca oraz członkowie zespołu przeprowadzającego badanie w jego imieniu podejmą niezbędne działania w celu zapewnienia, żeby przy przeprowadzaniu badania na ich niezależność nie wpływał żaden rzeczywisty ani potencjalny konflikt interesów, relacje gospodarcze ani żadne inne bezpośrednie lub pośrednie relacje między badaną jednostką a firmą audytorską, członkami zespołu wykonującego badanie, członkami sieci, do której należy firma audytorska, kierownictwem firmy audytorskiej lub osobami związanymi z nimi stosunkiem kontroli.

2. Wykonawca oraz członkowie zespołu przeprowadzającego badanie w jego imieniu zobowiązani są zachować w tajemnicy wszystkie informacje i dokumenty, do których mieli dostęp w trakcie wykonywania czynności rewizji finansowej. Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie jest ograniczony w czasie.

VI. Kryteria oceny ofert:

1. Wynagrodzenie brutto w PLN (łącznie za badanie 5 sprawozdań z realizacji Projektu) - 100%

Ad.1 Cena

Punkty za kryterium „Wynagrodzenie” zostaną obliczone według wzoru:

Wynagrodzenie oferty najtańszej
-------------------------------------------- x liczba możliwych do uzyskania punktów = liczba punktów Wynagrodzenie oferty badanej

W toku badania i oceny ofert Fundacja może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VII. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania

   ofertowego.

2. Oferta powinna być wypełniona na komputerze i w języku polskim i podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Podana w ofercie wysokość wynagrodzenia powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie może ona ulec zmianie w trakcie trwania umowy.

3. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i załącznikach i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.

4. Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania, złożone na innym druku, niekompletne lub po terminie, nie będą podlegać ocenie.

5. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

VIII. Dokumenty wymagane od Wykonawcy: 

      1. oferta zgodnie z Załącznikiem nr 1,

2. zaświadczenie o wpisie na listę firm audytorskich prowadzoną przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów,

3. informację o kluczowym biegłym rewidencie wraz z zaświadczeniem o wpisie do Rejestru Biegłych Rewidentów (w tym CV kluczowego biegłego rewidenta potwierdzające doświadczenie zawodowe),

4. oświadczenie o spełnieniu wymogów niezależności złożone osobno przez biegłego rewidenta jak i firmę audytorską,

5. wykaz usług wraz z referencjami potwierdzającymi należyte ich wykonanie,

6. kserokopię polisy ubezpieczeniowej OC zakresie w wykonywanej działalności, obejmującej usługi z zakresu objętego zamówieniem.

IX. Osoba z FFW uprawniona do kontaktu:
Marek Żyła – Dyrektor Biura Finansowo-Administracyjnego, tel.602-617-888, adres e-mail: mzyla@cofund.org.pl

X. Ofertę należy przekazać w terminie do:
27 maja 2022 r. do godz. 09:00 w jednej z form wskazanych w pkt. XI

XI. Ofertę można:

1. przesłać pocztą /przesyłką kurierską na adres: Fundacja „Fundusz Współpracy”,

   ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji,

2. przesłać e-mailem na adres: mzyla@cofund.org.pl – decyduje data i godzina wpływu na skrzynkę odbiorczą Zamawiającego,

3. dostarczyć osobiście do kancelarii Fundacji Fundusz Współpracy, przy ul. Górnośląskiej 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji.

XII. Inne postanowienia

1. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego: Fundacji Fundusz

   Współpracy do zawarcia umowy.

2. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy, bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszelkich znanych w chwili zawarcia Umowy polach eksploatacji, w tym określonych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 666, ze zm.), a w szczególności w zakresie:

   a)  utrwalania, kopiowania, modyfikowania, wprowadzania do pamięci komputerów i serwerów komputerowych,
   b)  utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
   c)  wystawiania na publiczną prezentację (na ekranie), w tym podczas seminariów i konferencji, a także publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym,
   d)  wykorzystywania w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio - wizualnych i komputerowych,
   e) prawa do korzystania z utworów w całości lub z części oraz ich łączenia z innymi utworami, opracowania poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, tłumaczenie na inne języki,
   f)  w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy,
   g)  w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 6 – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

3. Termin związania ofertą: 30 dni od zakończenia terminu składania ofert.

4. Fundacja zastrzega sobie prawo do unieważnienia prowadzonego zapytania bez podania przyczyny w każdym czasie, również po złożeniu i rozpatrzeniu ofert, a także zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru.

5. Fundacja może prowadzić negocjacje cenowe z Oferentem, którego oferta została wybrana.

6. Po wyborze najkorzystniejszej oferty FFW oraz przeprowadzeniu ewentualnych negocjacji, Fundacja wezwie niezwłocznie oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę, do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający może podjąć negocjacje z oferentem, którego oferta była następna w kolejności.

7. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się możliwości złożenia odwołania.

XIII. Obowiązki Administratora Danych związane z ochroną danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych zawartych w ofercie jest Fundacja „Fundusz Współpracy”, (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa lub drogą e-mailową pod adresem: cofund@cofund.org.pl.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iodo@rt-net.pl.

3. Dane osobowe o których mowa w ust. 1 są przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), tj. w oparciu o zgodę osoby, której dane dotyczą.

4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia procesu realizacji zamówienia publicznego.

5. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej.

6. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.

7. Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

8. Administrator będzie przekazywał dane osobowe innym podmiotom, tylko na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności do: Urzędu Zamówień Publicznych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego.

9. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do 5 lat od czasu wyboru wykonawcy w procesie zamówień publicznych.

10. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

11. Skargę na działania Administratora można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Podanie danych osobowych jest wymogiem do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy. Ich nie podanie spowoduje brak możliwości złożenia oferty.

13. Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

XIV. Załączniki:

1. Formularz ofertowy;

2. Kopia Umowy DRS/BDG-II/POPT/36/22.

3. Szczegółowy opis Projektu pn. „CWD Plus” stanowiący Załącznik Nr 3 do Umowy;

4. Wzór sprawozdania (okresowego / rocznego / końcowego) stanowiący Załącznik Nr 5 do Umowy nr DRS/BDG-II/POPT/36/22;

5. Wzór protokołu z badania sprawozdania (okresowego / rocznego / końcowego) stanowiący Załącznik Nr 6 do Umowy nr DRS/BDG-II/POPT/36/22;

6. Wzór umowy na realizację usługi.