Fundacja Fundusz Współpracy zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty z uwzględnieniem poniższych wymagań:
Przedmiot zamówienia:
a) Przechowywanie archiwalne akt Fundacji „Fundusz Współpracy” w archiwum zewnętrznym u Wykonawcy w zaplombowanych pojemnikach – ( 858,78 mb),
b) przemieszczanie akt podlegających przechowywaniu pomiędzy siedzibą zamawiającego a magazynami wykonującego usługę w zaplombowanych pojemnikach, w celu udostępnienia w terminie zwykłym (24 godziny od złożenia dyspozycji) – plomby zapewnia przechowawca,
c) przemieszczanie akt podlegających przechowywaniu pomiędzy siedzibą zamawiającego a magazynami wykonującego usługę w zaplombowanych pojemnikach, w celu udostępnienia w terminie ekspresowym (3 godziny od złożenia dyspozycji)- zamówienie złożone do godziny 13.00, złożone po tej godzinie jest dostarczane następnego dnia roboczego – plomby zapewnia przechowawca,
d) niszczenie dokumentacji nie podlegającej dalszemu przechowywaniu z zachowaniem zasad poufności;
e) udostępnianie do wglądu przechowywanych akt w magazynie/siedzibie wykonującego usługę z zachowaniem zasad poufności.
f) Wprowadzenie akt do archiwum przechowawcy po podpisaniu umowy (przejęcie uporządkowanej, spakowanej i skatalogowanej dokumentacji z dotychczasowego miejsca składowania (od innego podmiotu aktualnie wykonującego przedmiotową usługę, około 858,78 mb) – w dotychczasowych pojemnikach i z zachowaniem dotychczasowej numeracji. Zamawiający nie udostępnia ewidencji dokumentacji przechowawcy. Jako pojemniki Zamawiający określa kartony tekturowe o wymiarach: 0,38m x 0,35m x 0,30m oraz 0,56m x 0,35m x 0,30m, zapewniające odpowiednią ochronę dokumentacji. Każdy pojemnik jest plombowany jedną plombą – plomby plastikowe.
g) Wycofanie akt z archiwum przechowawcy po zakończeniu umowy (wycofanie archiwizowanej dokumentacji z ewidencji i miejsca magazynowania w przypadku zakończenia współpracy po zakończeniu umowy – zwrot do siedziby Zamawiającego lub wydanie wskazanemu przez Zamawiającego podmiotowi);
h) Odbiór kolejnych partii dokumentacji przeznaczonej do przechowywania z siedziby zamawiającego. (Pojemniki archiwizacyjne dostarcza przechowawca, plomby dostarcza przechowawca.)
Źródło finansowania: środki publiczne pochodzące z różnych źródeł i środki własne
Osoba uprawniona do kontaktu: Pani Joanna Krakówko tel. (0-22) 450 97 41, 570 652 891,
adres email: jkrakowko@cofund.org.pl
Ofertę należy przekazać w terminie do: 11 marca 2022 r. do godz. 12.00
Załączniki:
1. Zapytanie ofertowe (PDF)
2. Wzór Oferty Wykonawcy (DOC)
3. Istotne postanowienia umowy (PDF)
